Cómo ser administrador de fincas: requisitos.

Cómo ser administrador de fincas: requisitos.

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El administrador de fincas es un profesional colegiado que vela por el correcto funcionamiento de las comunidades de propietarios que administra.

Engloba generalmente las funciones de secretario y asistente del presidente de la comunidad. Siendo una figura muy polifacética que ofrece varios servicios.

¿Qué funciones debe hacer un administrador de fincas?

Un buen administrador de fincas, realizará entre otras, las siguientes funciones:

Visitas a las comunidades que administra, para cerciorar el funcionamiento de los servicios e instalaciones.

-Preparación de circulares informativas para los propietarios en caso de ser necesarias.

Convocar, prepara y presidir juntas ordinarias y extraordinarias en compañía del presidente/a de la comunidad.

-Búsqueda de soluciones de ahorro para la comunidad.

Gestión de incidencias, reparaciones y cambios en suministros.

Atención a los propietarios, presencial y a través de canales de información.

Control de la morosidad, preparación de recordatorios de deuda y gestión contable integral de la comunidad.

Otras funciones de un buen administrador

Además de estas funciones, un administrador de fincas organizado se encarga de todo lo necesario para que la comunidad funcione correctamente, llevando al día las cuentas y procurando la información a los vecinos. 

Otra parte importante, es la gestión de trabajos a realizar en las comunidades, los presupuestos, aceptación de los mismos y gestión de proveedores para cualquier reparación o mejora también será una función del administrador de fincas.

Para la comunidad, tener un administrador de fincas supone un ahorro de tiempo, y la tranquilidad de un trabajo bien hecho.

Además de las funciones propias que le son inherentes, muchas veces el administrador de fincas se encarga de muchas otras cosas como la gestión de la firma electrónica de la comunidad, la ley de protección de datos y la petición de subvenciones de organismos públicos.

Cómo elegir un buen administrador de fincas

No todas las comunidades de propietarios tienen las mismas necesidades, hay comunidades muy pequeñitas con pocos vecinos sin apenas elementos comunes más allá de una escalera y unos buzones y otras, sin embargo, con grandes zonas deportivas, empleados y jardines propios.

La figura del administrador es prácticamente imprescindible en cualquier caso, puesto que, en cualquier caso, es quien se encarga de todos los papeleos y trámites burocráticos. 

La economía es fundamental a la hora de elegir administrador de fincas, pero no debe ser el único parámetro en el que nos fijemos para su contratación, muchas veces recortar demasiado el presupuesto puede recortar los servicios y la calidad de éstos.

Cómo ser administrador de fincas: qué necesito para ser administrador

En España cualquier propietario puede ejercer de administrador y secretario- administrador de su finca, sin embargo, para administrar otras comunidades como persona física es necesario estar en posesión de la cualificación profesional suficiente que establece la ley.

¿Cuál es esta formación?

El administrador de fincas, debe tener formación universitaria reglada en algunas de las siguientes ramas: Derecho, Económicas, Ciencias Políticas, Ciencias empresariales, Administración y dirección de empresas, Arquitectura, Ciencias Químicas, y otras graduaciones oficiales.

Además de estos estudios, también puede ser administrador, la persona que tenga el título propio de administración de fincas, que, actualmente se imparte en 11 universidades de España.

Esta formación tiene un mínimo de 180 créditos aprobados y 3 años de duración. 

¿Es necesario colegiarse?

Actualmente no existe una ley imperativa estatal que obligue a estar colegiado para poder administrar comunidades, sin embargo, si es muy recomendable esta suscripción al colegio oficial como garantía deontológica y ética para ejercer la profesión.

Además, los colegiados se encuentran suscritos al seguro de responsabilidad que cubre cualquier daño que pueda producir al cliente mientras ejerce su cargo.

El colegio, también ofrece otras ventajas a sus miembros como por ejemplo, el asesoramiento en temas urbanísticos, formaciones en programas de gestión, asesoramiento en materia fiscal y un amplio etcétera de servicios de valor añadido para los profesionales suscritos.

Beneficios de tener un administrador de fincas en la comunidad

Si estás pensando en contratar un administrador de fincas o quizá en convertirte en uno de ellos, debes saber que esta figura aporta muchos beneficios a las comunidades de propietarios que están bajo su cargo.

Algunos de estos beneficios son los siguientes:

  • Agilización de trámites: tener un profesional que se encargue de realizar los trámites de la comunidad sin problemas de horario o coordinación con otras actividades, hace que los trámites se realicen de forma eficaz y a tiempo.
  • Control de morosidad: el respaldo jurídico de una administración de fincas hace que reclamar las deudas sea mucho más sencillo. 
  • Contabilidad: Una gestión profesional de las cuentas de la comunidad, evita muchos problemas. 
  • Gestión de firma electrónica: gestionar el buzón de correspondencia, solicitar el alta de firma electrónica en la agencia tributaria y estar pendiente de comunicaciones puede ser un gran problema si la comunidad no dispone de un administrador.
  • Gestión de ley de protección de datos: un administrador de fincas, actualizado en normativa de protección de datos, hará que la comunidad cumpla siempre con las exigencias legales en esta materia. 
  • Mediación: tratar con vecinos y estar en medio de sus desavenencias puede ser una pesadilla de cualquier presidente de comunidad, un administrador tiene entre sus funciones, la de mediar en conflictos intracomunitarios.

El presidente de la comunidad

La figura del presidente de la comunidad, está estrechamente ligada a la del administrador de fincas. La diferencia entre ambos, es que el presidente es un cargo obligatorio generalmente no remunerado que representa a la comunidad de propietarios en los aspectos legales.

Es el presidente además quien debe de firmar toda la documentación que relacione a la comunidad con organismos públicos y todos los acuerdos de mejora o cambio que se adopten en la comunidad.

Un buen administrador de fincas, puede hacer que el cargo de presidente no sea tan duro, ya que, en comunidades grandes puede suponer un gran desempeño de tiempo y recursos por parte de la persona que se encuentra en el cargo.

Independientemente del tipo de comunidad y del número de vecinos, lo más importante es tener un buen clima de convivencia en ella, para que, de esta manera, no aparezcan conflictos de escalera y sea un lugar tranquilo en el que vivir.

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