Administrador de fincas, ¿Por qué contratarlo?

Administrador de fincas, ¿Por qué contratarlo?

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El administrador de fincas es un profesional que se encarga de gestionar la comunidad. Pero, ¿Es realmente necesario? a continuación te contamos porqué puede llegar a ser imprescindible. 

Quién puede ser administrador de fincas

El administrador de fincas es un profesional que vela por el correcto funcionamiento de la  comunidad y engloba los papeles de secretario y asistente del presidente de la comunidad.

Es una figura muy polifacética y en función de la empresa de administración de fincas para la que trabaje o, en caso de ser un profesional independiente del método de trabajo que aplique, ofrecerá unos servicios u otros a la comunidad.

Generalmente, se puede encargar de todo lo relativo a la comunidad siempre y cuando la comunidad lo autorice para ello en acta. Si no es así, para la celebración de contratos o la gestión de litigios siempre necesitará la firma del presidente. No obstante, y para el buen ejercicio profesional siempre es recomendable que, aunque el administrador esté autorizado se realice firma conjunta en los supuestos anteriores.

La ley de propiedad horizontal establece que, para ser administrador de la comunidad propia no es necesaria la formación específica y el único requisito sería la propiedad de una vivienda en ella. Sin embargo, para la gestión de fincas ajenas si será necesario disponer de una titulación legal que capacite para ello.

¿Qué tipo de formaciones capacitan para ser administrador de fincas?

Para ser administrador de fincas es muy importante tener conocimientos legales, de gestión y en contabilidad. Existen unas determinadas formaciones universitarias que son reconocidas para tal efecto:

  • Grado oficial en economía y gestión inmobiliaria
  • Estudios inmobiliarios y de la construcción
  • Especialista en gestión inmobiliaria
  • Experto inmobiliario
  • Derecho, ciencias políticas, económicas, empresariales, administración y dirección de empresas, arquitectura, ciencias químicas, geografía e historia, ciencias físicas, psicología, filosofía, ciencias de la educación, matemáticas, investigación de mercados y sociología.
  • Relaciones laborales
  • Procuradores de tribunales de justicia
  • Ingenierías de cualquier tipo
  • Arquitectos técnicos
  • Graduados sociales
  • Grado en obras públicas

Además de tener alguna de las titulaciones universitarias anteriores o alguna de la misma rama, es recomendable (aunque no obligatorio) colegiarse. Ya que, de esta manera el profesional obtendrá apoyo y asesoramiento adicional del colegio competente en materia de administración de fincas.

Funciones del administrador de fincas

Las funciones propiamente dichas del administrador de fincas son:

Velar por el buen funcionamiento de la comunidad

El administrador tiene como principal objetivo garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones comunitarias, así como de las servicios prestados a la comunidad, además de comunicar las deficiencias de éstos en caso de haberlas a través de advertencias a los propietarios.

Juntas

El administrador es el encargado de convocar, preparar y presidir las juntas de la comunidad en compañía del presidente, presentando el estado de gastos previsibles para el ejercicio y ofreciendo siempre soluciones para el ahorro común de los vecinos y la eficiencia energética de la comunidad.

Incidencias

El administrador debe gestionar cualquier incidencia o avería, haciendo de intermediario en las reparaciones de las mismas y gestionando cambios necesarios en los contratos de suministros que tenga la comunidad siempre que supongan un beneficio común.

Acuerdos

La ejecución de los acuerdos adoptados en las juntas también es una de las atribuciones del administrador de fincas, así como gestionar los pagos y cobros que sean procedentes para cerrar dichos acuerdos o para que todo funcione con normalidad.

Custodia

El deber de custodia de los documentos de la comunidad también debe ser cumplido por el administrador de fincas.

Beneficios de tener un administrador de fincas en la comunidad

El administrador de fincas supone un gran ahorro de tiempo para la comunidad, además de la seguridad de que las gestiones necesarias estarán cubiertas en los plazos exigidos y de forma eficiente.

Además de las funciones propiamente dichas, en muchos casos, el administrador de fincas también gestiona actividades burocráticas, gestión de firma electrónica, reclamaciones de deudas, gestión de la ley de protección de datos y ofrece servicios adicionales de ahorro.

Tener un administrador de fincas supone muchas ventajas:

Agilización de trámites

Tener un profesional que se encargue de realizar todos los trámites de la comunidad sin problema de horarios, hace que estos trámites se realicen de forma eficaz y en el tiempo establecido.

Control de morosidad

El respaldo jurídico de una administración de fincas hace que reclamar las deudas de los deudores sea mucho más fácil, económico y eficiente. 

Contabilidad

Una gestión profesional de las cuentas de la comunidad, evita muchos problemas y garantiza la transparencia en la gestión.

Gestión de firma electrónica

Gestionar el buzón de la correspondencia con los organismos públicos, solicitar su alta en la agencia tributaria y estar pendiente de las comunicaciones puede ser un gran problema si no hay una persona pendiente de ello.

Gestión de ley de protección de datos

Un administrador de fincas actualizado en la normativa de protección de datos, hará que la comunidad cumpla siempre con las exigencias legales en esta materia.

Mediación

Mediar en las disputas de escalera pueden ser una pesadilla a título personal, la figura del administrador es un apoyo muy importante en este tipo de problemas.

¿Cómo elegir a un buen administrador de fincas?

No todas las comunidades de propietarios tienen las mismas necesidades, hay comunidades muy pequeñas con apenas elementos comunes y otras sin embargo de gran envergadura con zonas deportivas y ajardinadas.

La figura del administrador es casi imprescindible en cualquier caso, puesto que los papeleos y trámites burocráticos de los que se encarga son muy difíciles de gestionar si se tienen que compatibilizar con trabajo o familia. Por esto mismo, es muy importante a la hora de elegir administrador buscar siempre la calidad en equilibrio con un precio competitivo. 

No privilegiar la economía por encima de la calidad no significa, que tengamos que tener unos honorarios de gestión altos, simplemente debemos intentar encontrar la solución más adecuada en base a nuestras necesidades y teniendo siempre en mente la relación calidad/precio.

En definitiva, para elegir un buen administrador tenemos que analizar cuál es la mejor opción para mejorar nuestra calidad de vida. 

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