Administrador de fincas online: ¿Existe?

Administrador de fincas online: ¿Existe?

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Nuestra comunidad necesita muchos cuidados diarios, por esto mismo, muchas comunidades optan por dejar estas gestiones en manos de profesionales del sector.

La figura más común es la del administrador de fincas. El administrador de fincas, es un profesional generalmente colegiado que se encarga de toda la gestión integral de la comunidad, prestando un servicio a la carta en función de las necesidades de la comunidad.

Actualmente, estamos acostumbrados cada vez más a realizar gestiones online y a las empresas que apuestan por este tipo de canal, cada vez más automatizado e independiente en su uso. Pero, ¿Es este canal aplicable a la administración de fincas?

Funciones de un buen administrador de fincas

Antes de plantear la cuestión de si se puede prestar este servicio online, vamos a ver cuáles son los comportamientos que caracterizan o distinguen a un buen administrador de fincas:

1.- Un equipo de profesionales a tu disposición: Estamos acostumbrados a personalizar la figura del administrador de fincas. Un buen administrador de fincas es aquel que vale para todo desde una duda legal, hasta un informe de rendimiento o un estudio de costes. Siempre es interesante tener un administrado que disponga de un gran equipo de profesionales como soporte, ya que, de esta manera todo será más rápido y sencillo.

2.- Análisis económico y de gastos: Otro de los puntos fuertes que debe de tener un buen administrador de fincas es el de ser un buen gestor económico. Un administrador eficiente, realizará análisis de costes periódicos y auditorías de ahorro con el fin de hacer que la comunidad pague el menor importe posible en revisiones y mantenimientos así como, en reparaciones y obras.

3.-  Subvenciones: Existen subvenciones del estado para temas de actualidad en la comunidad como puede ser la instalación de un ascensor, o la implantación del dividendo digital. Un buen administrador, debe estar al tanto de todas estas novedades y ofrecer soluciones para aprovechar todas las ayudas posibles.

4.- Visitas periódicas: Las visitas a la comunidad son un punto indispensable para conocer cuál es el estado de la misma y trabajar para que todo funcione correctamente, un buen administrador de fincas, visitará periódicamente la comunidad para cerciorarse de que todo está bajo control y no dejará todo para la junta ordinaria anual.

Otros puntos de interés en la gestión de la comunidad

Además de las características anteriormente descritas, existe algunos puntos importantes a tener en cuenta en cualquier comunidad para que no hayan problemas futuros:

1.- Colegiación: Tener un administrador colegiado, garantiza además de la inscripción del seguro de responsabilidad civil oportuno para ejercer, el respaldo del colegio ne las funciones.

2.- Seguimiento de la morosidad: Una de las mayores lacras de casi todas las comunidades, son los vecinos morosos. Un buen administrador debe llevar un seguimiento estricto de la morosidad y emprender los procesos que sean necesarios para garantizar su reducción y desaparación.

3.- Contabilidad transparente: La contabilidad es un punto muy importante que, muchas veces es descuidado por otras tareas. Tener unas cuentas claras y con cada cargo en la cuenta que corresponde, ayuda a ver de un vistazo la situación económica de la comunidad y poder tomar decisiones acertadas en un menor tiempo.

Un administrador de fincas ¿Online?

Las funciones de un administración de fincas son muy diversas: desde realizar una junta, a mediar con los vecinos en conflictos de escalera pasando por la petición de una subvención a las administraciones públicas.

Estamos acostumbrados a poco a poco ir digitalizando todos los aspectos de nuestra vida diaria, incluídos los servicios que recibimos.

Pero, ¿Se puede tener un administrador de fincas online?

Actualmente muchas administraciones de fincas, ofrecen servicios de apoyo que permiten telematizar parte de la gestión de la comunidad: Portales online de volcado de la documentación, apps móviles para contactar con la administración y canales de contacto online o 24 horas para que no tengas que esperar un cita con tu administrador para resolver un problema.

Sin embargo, la administración de una comunidad es uno de los servicios que más puede resistirse a la total digitalización su naturaleza: es necesario visitar la comunidad en persona, se deben realizar juntas ordinarias y extraordinarias…etc.

Existen muchas administraciones de fincas, que para poder «automatizar» el proceso lo máximo posible están utilizando la estructura del back-end para agilizar las gestiones diarias y la atención al público teniendo dentro de la propia administración departamentos especializados de servicios complementarios a la administración de fincas como seguros, morosidad, proveedores estratégicos o incluso gestión inmobiliaria o de alquiler.

Canales de contacto online para una mejor gestión de la comunidad

Otro punto que puede resultar interesante a valorar si estamos pensando en contratar uno u otro administrador de fincas, puede ser también las vías de contacto. Las incidencias o averías no siguen un horario laboral, por lo tanto es muy importante tener un canal de atención a ser posible las 24 horas.

Para solucionar este problema muchas empresas facilitan un número de teléfono especializado de atención al cliente que puede ser 24 horas o en horario ampliado, totalmente gratuíto o con cobro de la llamada. Lo más interesante como es lógico, sería tener una línea de atención 24 horas que sea totalmente gratis para tener la seguridad de estar cubiertos en cualquier momento.

Además de estos números de atención al cliente en horarios especializados, también podemos dirigirnos a nuestra administración de fincas a través de las redes sociales. ¿No solemos hacer eso con nuestros amigos y familiares? Hoy en día cualquier negocio que se precie necesita una comunicación bilateral con sus públicos, pudiendo de esta manera además de tener cercanía e inmediatez tener una retroalimentación inmediata.

Los canales más comunes donde poder encontrar a cualquier empresa cada día en función de las necesidades que tengamos son: Facebook, Instagram y Linkedin siendo en algunos casos, Youtube una herramienta también útil para visualizar vídeos explicativos o cursos especializados.

Una comunidad ejemplar

El objetivo de cualquier administración de fincas es hacer de nuestra comunidad un buen lugar para vivir, como propietarios, tenemos que tener en cuenta que, un administrador de fincas está para quitarnos los problemas de encima pero nuestro deber como propietarios es preservar un buen clima de convivencia en la comunidad y apoyar cualquier decisión democrática tomada en junta por unanimidad.

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